Aby wyjazd firmowy na długo zapadł w pamięci uczestników, aby spełnił swoją rolę, a więc nie tylko był formą nagrody, ale również kojarzył się w przyszłości z daną firmą (produktem lub miejscem) musi być spełnionych kilka czynników. Do jednych z najważniejszych należy miejsce wyjazdu. Jeśli jest atrakcyjne (najlepiej egzotyczne i ciepłe) szansa na pozytywne odczucia uczestników zwiększają się według fachowców o pięćdziesiąt procent. Oprócz miejsca, ważne jest także to, jacy ludzie spędzają w nim swój czas (specjaliści od eventów nie bagatelizują nawet takich czynników, jak ludzkie temperamenty i charaktery). Bardzo ważny (na to też zwracają uwagę specjaliści) jest scenariusz imprezy i umiejętności jego realizacji przez organizatorów. imprezy firmowe bardzo często mogą spełniać rolę integracyjną i motywacyjną.